Cégfejlesztés eszközei

Szoftverfejlesztő cégként szeretnénk azt mondani, hogy egy vállalkozás sikeressége és fejlődése kizárólag a használt szoftvertől függ, de ez természetesen nem lenne igaz, sőt azt mutatná, hogy kicsit fordítva ülünk azon a bizonyos lovon.

Sokszor fordult már elő az elmúlt években, hogy megkerestek minket olyan gyártó üzemek, akiknek a működése valamilyen korlátba ütközött. Ezek a vállalkozások a legtöbb esetben nem használtak semmilyen komolyabb irányítási szoftvert ezért úgy gondolták, hogy a nehézségeiket ennek a megoldásnak a hiánya okozza. Sajnos azonban az esetek nagy részében nem a strukturált informatikai rendszer hiánya volt a probléma gyökere, hanem jellemzően a korábban kialakult/kialakított rendellenes vállalati folyamat.

Ez az örökség, vagyis a szokásjogon alapuló vállalati folyamat, ami a legtöbb magyar kis- és közepes vállalkozást akadályozza a dinamikus növekedésben. Ott, ahol a folyamatok alapvetően rosszak egy igazán jó szoftver sem tud áttörést hozni, ugyanis az informatikai megoldás valójában csak egy eszköz, egy olyan eszköz, ami azért van, hogy a vállalati folyamatokat megtámogassuk vele. Ha maga a folyamat nem megfelelő, akkor az elvárt célokat sem fogja hozni a szoftver bevezetés, csak még inkább bebetonozza a rossz működést.

Az mindenképp szerencsés, ha pont egy olyan szoftverszállító jön szembe, aki foglalkozik folyamatszervezéssel és felhívja az adott ügyfél figyelmét, hogy bizonyos helyeken nem ideális a működés és javaslatot tesz annak optimalizálására. Az már kevésbé jó, ha ezt csak azért teszi, hogy az adott vállalkozás működése ezáltal közelebb kerüljön az adott szoftver preferált működéséhez, főleg akkor, ha a megváltoztatott folyamat egyébként jó volt, csak nem passzolt a rendszerhez, akkor pedig kimondottan káros, ha egy versenyelőnyt jelentő működés lett sztenderdizálva.

Hogyan lehet kialakítani optimális működési folyamatot egy gyártó üzem esetében? Milyen nemzetközileg is ismert és elismert módszertanok, filozófiák léteznek erre?

Talán túlzás nélkül állíthatjuk, hogy napjaink egyik legnépszerűbb vállalatvezetési és szervezési módszere a LEAN módszer, amiről az alábbiakban röviden beszélünk.

LEAN – a vállalatirányítás és munkaszervezés módszertana

A lean filozófiájának alapját a Toyota Termelési Rendszer (TPS-Toyota Production System) képzi. A kifejezést először az MIT kutatócsapata használta az 1980-as évek végén a Toyota termelési rendszerének jellemzésére, ekkor indult a lean világhódító útjára. Az 1990-es években először az autógyárak, majd hamarosan az elektronikai és egyéb gyártó vállalatok kezdték alkalmazni az egyre ismertebbé váló elveket és módszereket.

A módszer arra ad megoldást, hogy hogyan lehet a vevő számára a lehető legnagyobb értéket előállítani a lehető legkisebb erőforrás, idő, energia felhasználásával.

A lean filozófia két fő alapelve

  1. Az ember tisztelete

Az ember tisztelete egy lean vállalatnál azt jelenti, hogy a vállalat számára fontosak a munkatársai (hiszen ők képezik a vállalat legfőbb értékét), tiszteletben tartja ötleteiket, véleményüket, gondolataikat. A lean szervezetek a bennük dolgozó emberek folyamatos fejlesztésével működnek. A veszteségek elkerülésére ők keresik a lehetőségeket a kaizen segítségével, ők működtetik hatékonyan a folyamatokat, vevőorientált mérőszámokat és mérési módszereket kialakítva. A lean vezető nem elsősorban utasításokat adó vezető, hanem jól ismeri a munkatársak munkáját, felismeri és megérti az összefüggéseket, támogatja beosztottait céljaik elérésében, fejleszti képességeiket. Egy ilyen szervezetben mindenki felelős a kialakított rendszerért, követi annak előírásait és folyamatosan fejleszti, a környezethez, annak elvárásaihoz alakítja azokat. A lean bevezetése illetve alkalmazása sohasem okoz leépítéseket, elbocsátásokat, a folyamatos fejlesztés során felszabadult kapacitásokat új termékek kialakításába, új piacok keresésébe illetve a vállalat folyamatos fejlesztésébe vonja be.

2. A veszteségek, azaz az értéket nem teremtő lépések eltávolítása

Egy Lean alapján működő vállalat egyik legfőbb tevékenysége a veszteségek állandó keresése, elemzése és eltávolítása. Minden olyan tevékenység veszteségnek számít, ami nem állít elő közvetlenül értéket. Ezeket a tevékenységeket tovább kell osztályozni szükségtelen, megszüntetendő és az értékteremtést támogató, meg nem szüntethető kategóriákba.

A lean rendszer építésének 5 alapvető lépése

  1. Az érték meghatározása mindig a vevő szempontjából történik. Ennek érdekében meg kell tudni, mik a vevő igényei termékeinkkel, szolgáltatásainkkal kapcsolatban. Ez történhet külső vevők esetében a marketing eszközeivel, belső vevőink esetében személyes beszélgetések segítségével. Az így meghatározott értéket minden esetben célszerű a vevővel közösen megállapított mérőszámokkal pontosan leírni, mivel ezek képezik a későbbiekben a folyamatos fejlesztés alapját.
  2. Az értékteremtő folyamat feltérképezése minden esetben a folyamat helyszínén (gemba) kell, hogy történjen, a folyamat irányával megegyezően haladva. A tevékenység eredménye az ún. értékáram-térkép (value stream map), annak is az ún. jelenállapot térkép (current state map) verziója. Mielőtt a folyamat fejlesztésébe kezdenénk, célszerű céljainkat egy ún. jövőállapot térképben (future state map) összefoglalni. Az értékáram-elemzés során a tevékenységek három fajtája azonosítható. Azon tevékenységek, amelyek:
    • minden kétséget kizáróan értéket teremtenek – értékteremtő tevékenységek,
    • nem hoznak létre értéket, de meglévő szervezeti és technológia környezetben elkerülhetetlenek – szükséges nem értékteremtő tevékenységek,
    • nem teremtenek értéket, és azonnal megszüntethetőek – pazarlás
  3. Akadálytalan áramlás biztosítása, az ún. flow elv. Fel kell térképezni, hogy a folyamataink segítik e vagy akadályozzák az anyagok, alkatrészek, információink áramlását. Megfigyeléseink feltárják az egyes műveleti helyek között fennálló sebességkülönbségeket, kapacitás eltéréseket, hiányosságokat. Így lehetőség nyílik azonosítani, hogy milyen hatások gátolják a termelési folyamatok kiegyenlítését. A folyamatból el kell távolítanunk minden olyan veszteséget, hogy a termék akadálytalanul jusson végig az előállító folyamaton.
  4. Húzórendszer kialakítása és üzemeltetése, az ún. pull elv. Egy adott folyamatnak csak akkor, annyit és oda kell a terméket előállítania, amikor, amennyit és ahova a vevő azt igényli, természetesen az általa elvárt minőségben. Sok vállalat esetében a maximális kapacitáskihasználással folyik a termelés. Viszont ha a folyamat az értéklánc szerint kialakított és a vevői igényekre fókuszál, akkor valójában csak akkor gyárthat, ha konkrét vevői igény érkezik, vagy valamiből a minimum alá csökken a készlet. A folyamatok szintjén az éppen időben elv (just-in-time – JIT), vagy más néven Jól Időzített Termelés megvalósulását jelenti. Az elv arra utal, hogy a termékeket pontosan akkor, ott és olyan mennyiségben kell leszállítani, amikor, ahol és amennyire abból szükség van. A szükségesnél korábbi teljesítés készletet eredményez, így amennyiben nem szeretnénk készletre gyártani, fontos odafigyelni arra, mit és mikor gyártunk le.
  5. A folyamatos fejlesztés lényege, hogy folyamatainkat mindig fejlesztenünk kell annak érdekében, hogy a vevőink által elvárt értéket minél kevesebb ráfordítással legyünk képesek előállítani. A környezeti feltételek állandóan változnak ezért egy lean termelési rendszerben nagyon fontos a folyamatok állandó fejlesztéséről gondoskodni, alkalmazkodnunk kell az új igényekhez, körülményekhez, amely nagyfokú rugalmasságot igényel. A lean módszertanban a folyamatos fejlesztés hajtja a szervezetet az ideális állapot felé. A fejlesztéseinkbe be kell vonnunk a munkavállalók teljes körét. Nem elszigetelten egy-egy személy felel a fejlesztésért, hanem minden munkavállaló részt vállal benne, így minden területre ki tud terjedni a figyelem. Az ideális állapot elérése közös problémamegoldást és együtt gondolkodást igényel.

Mint láthatjuk a lean módszer egy hosszútávú befektetés, ami a kezdetekben sok időt és átgondolkodást igényel, cserébe a gyümölcse egy jól és hatékonyan működő vállalat lehet.  

Napjainkban minden gyorsan és sokszor változik, ez nagyfokú rugalmasságot igényel részünkről. Ehhez elengedhetetlen ismernünk és átlátnunk a cégünk működését. A lean módszer lehetőséget ad nemcsak arra, hogy felvegyük a lépést a nagyvállalatokkal, hanem arra is, hogy a folyamatos és új igényekre is időben reagálni tudjunk.

Ugyan előfordulhat, hogy nem minden termelő/gyártó cég számára ad választ a teljes lean módszer, azonban sok előnyös gondolatot, szemléletet hasznosíthatunk belőle magunk számára.